上海市奉贤区档案局关于2018年档案行政执法检查的情况通报
奉档〔2018〕22号
奉贤区档案局关于2018年档案行政执法检查
的情况通报
各一级立档单位：
为深入贯彻落实《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《上海市档案条例》及《关于加强和改进新形势下本市档案工作的实施意见》等文件精神和要求，有力推动全区档案工作依法有序开展，奉贤区档案局组织开展了2018年度档案行政执法检查工作，对41家单位的档案工作开展了实地检查。现将有关检查情况通报如下：
一、检查方式
为进一步推进简政放权、放管结合、优化服务，创新事中事后监管方式，规范档案行政执法行为，区档案局首次采用“双随机一公开”工作机制开展档案行政执法检查，按照一定比例从全区81家一级立档单位中随机抽取检查对象，从执法人员名录库中随机选派人员进行执法检查，并通过奉贤档案信息网及时公开行政执法检查结果，切实提升了执法检查的实效性，确保了检查的公平公正、透明高效。
二、检查内容
本次执法检查内容涵盖档案法律法规的宣传贯彻、工作机制的建立落实、工作的规范化标准、各项业务建设和监督指导等六个方面，并结合上海市档案局《关于进一步加强本市档案安全工作的通知》文件要求，依法对各单位档案安全工作进行实地检查，要求各单位严格落实档案安全管理责任制，做好档案安全防范工作。
三、基本情况
1.依法依规，档案工作机制进一步明确。检查单位均能严格落实档案工作机制，明确档案工作分管领导和职能部门，指定人员负责，并将档案工作纳入本部门、本单位工作计划、议事日程和考核内容；制定完善档案管理各项规章制度，为档案管理制度化、规范化提供保障。区市场监管局、公安奉贤分局、交能集团等单位高度重视档案工作，对所属单位档案工作开展业务培训和检查、交流等活动，切实履行监督和指导职能，有效保障了档案工作的完整性和系统性。
2.依法履职，档案基础工作进一步夯实。大部分单位能认真贯彻执行档案法律法规，按照新版《归档文件整理规则》加强对文件材料的收集和归档，确保档案资源齐全完整、统一管理；切实加强档案资源建设，不断丰富室藏各门类、各载体档案资源；深入挖掘和开发档案信息资源，为本部门、本单位重点工作、业务管理和各项事业发展提供参考和依据。区绿化市容局、区纪委以及其它内设机构变动较大的单位认真修订《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》，加强文件材料收集、归档，确保档案资源齐全完整、统一管理。区法院、区房管局等单位健全荣誉、声像等各种门类、载体档案，并实行集中统一保管。
3.依法治档，档案法治意识进一步增强。档案工作对于档案干部的政治素质、敬业精神、业务素质、服务意识都有着较高要求。本次执法检查中发现，大部分单位的档案干部能够规范细致做好本职工作，按照本单位制定的《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》收集各部门的文件材料，做到收集好、保管好、利用好，不断推进了依法治档、依法管档的进程，促进了全区档案事业加快发展的良好环境。区水务局、区卫计委、区建管委等单位积极组织基层档案干部参加区档案局组织的档案新规则业务培训，促使档案干部领会并掌握新规则的整理要求，为有效开展工作打下扎实基础。
4.依法建库，档案安全保障力度进一步加大。大部分检查单位建立了档案室，并积极改善档案库房保管条件，按档案安全保管要求配置了档案柜架等装具，配备了防盗门（窗）、空调、除湿机、温湿度计、灭火器等设施设备，确保了档案的安全保管。区信访办、区民政局、区统计局、区发改委、区委党校、团区委、东方美谷公司等单位在整体搬迁之前就已优先考虑设置档案室，为档案安全保管提供有力保障。区法院、公安奉贤分局、区市场监管局、区房管局等单位严格落实安全防护措施（防尘、防光、温湿度调控等），确保档案安全保管。
四、存在问题
1.档案的基础业务不够规范，影响了归档材料的质量。部分单位不重视平时对文件材料的形成积累，没有严格按照本单位的《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》对文件材料进行全面收集，归档不完整、不及时；没有严格按照新《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）对归档文件进行整理，存在文件组件不合理、保管期限划定不准确、装订及题名著录不规范等问题；荣誉、声像等各种门类、载体档案收集不完整，单位档案门类不全、载体单一。
2.档案的安全监管不够到位，影响了档案实体的安全。部分单位档案库房及设施设备配备不到位，温湿度控制、消防等必要的设施设备未配备齐全，监管措施不够有力，档案安全保管存在一定的隐患。一些单位档案室未定期对设备进行检查维护，设施设备已出现故障；一些单位没有定期清扫除尘等，库房清洁不达标，有虫霉现象发生；一些单位在档案移交、数字化、外包以及人员调离时交接不规范，借阅登记、审批及催交等手续执行不严格；一些单位办公地点搬迁变动，对档案实体安全造成一定的隐患。
3.对下属单位的监督指导不够，影响了档案工作的平衡发展。部分单位对下级单位的档案工作监督指导力度不够，责任不到位,没有组织开展档案工作培训、交流、指导以及监督检查，对下属单位《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》未进行审核,基层单位档案工作体制不顺、组织不全、制度不严、管理不善、业务不规范。
4.档案人员队伍不稳定，影响了档案工作的有序开展。档案人员调动频繁，力量比较薄弱，身兼多职，“兼而不管”;个别人员刚经过培训、学习，对档案工作刚刚入门，工作岗位就变动又换了新手，大大影响档案工作的连续性、有序性，也影响了档案工作的质量。
五、下阶段工作要求
1.持续加强对基层单位的监督指导，促进全区档案工作有序发展。各单位要切实贯彻落实国家档案局8、10号令的要求，进一步规范各门类、载体文件材料的收集、整理和归档工作，不断丰富室藏档案资源；对标新《归档文件整理规则》要求，进一步加强归档文件整理工作，规范操作流程，全面提升年度归档工作质量；要进一步推进档案信息化建设，将档案信息化管理纳入本部门、本单位信息化建设规划目标之中，促进档案工作更好发展。
2.持续加强档案安全风险防控和治理，筑牢档案实体安全防线。各单位要进一步强化档案安全责任，提升档案人员安全防范意识，不断完善档案安全保障各项措施，有效防范各种档案安全风险；高度重视档案库房精细化管理，在档案查借阅利用、数字化、移交和接收等过程中严格执行登记、交接、审查等制度，坚决防止档案实体丢失，确保档案实体安全。
3.全面提高全区档案法治意识，优化档案事业发展环境。结合“七五”普法工作，各单位要继续深入开展档案法律法规宣传活动，不断扩大档案普法覆盖面，积极打造传统方式与微信、网站等在线平台优势互补的立体化档案普法宣传阵地，不断提高档案普法宣传的亲和力、吸引力和影响力。同时，各单位要以档案行政执法检查为契机，采取多种形式深入开展《中华人民共和国档案法》《上海市档案条例》等法律法规的学习和宣传活动，使档案工作步入规范化、制度化、法制化轨道，提升档案工作依法管理水平。
4.全面推进档案干部队伍建设，为档案工作注入发展动力。各单位要进一步重视档案人才队伍建设，配好、配强档案人员，保持队伍相对稳定；进一步加大培训力度，及时选派档案干部参加各种业务培训，引导档案干部理论联系实际，边学边干，在实践中学习，在学习中进步，培养造就一支政治强、业务精、作风硬、纪律严的档案人才队伍，不断推动全区档案事业向前发展。
各单位要严格按照《检查意见书》的要求，结合本单位实际情况，总结经验查找不足，切实将各项要求和措施落实到今后的工作中。区档案局将每年组织开展行政检查并对检查结果进行通报，不断推进奉贤区档案管理水平再上新台阶。
上海市奉贤区档案局
2018年11月29日
上海市奉贤区档案局办公室 2018年12月4日印发
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