全市老旧户籍档案将“一键可查”!徐汇区在全市率先完成纸质户籍档案数字化加工和应用

全市老旧户籍档案将“一键可查”!徐汇区在全市率先完成纸质户籍档案数字化加工和应用

“民警同志,我今年80岁了,想开一张我父母的户籍证明。”“我爸爸前两年过世的,我要查他60年代户口迁出的记录,好像是住过南昌路还是襄阳路那里的,我不确定。”“你看,这些60年代的户口登记簿内页都发黄、发脆了,还能撑多久真不好说。”这些纸质户籍档案带来的困扰,要如何破解?

纸质档案越存越多,查找、保存却存在诸多不便,在城市数字化转型和加强软实力建设的今天,纸质户籍档案数字化无疑势在必行。今年以来,徐汇公安分局在市局人口办、智慧公安办的大力指导下,深入调查研究、倒排时间节点、逐项攻克难题,全速推进纸质户籍档案数字化加工,于6月底保质保量完成了全区13家派出所25万卷、2000余万页户籍档案数字化加工任务,并研发基于公安网的信息交互、网上调档实战应用系统,在实现派出所“综合窗口”全域入驻街镇社区事务受理中心的基础上,打通徐汇公安政务服务与群众的“最后一公里”,使户籍档案资源更好地服务于公安实战和社会公众,为上海建立符合现代化档案管理要求的档案体系开展积极探索。

查阅、保护历史户籍档案,数字化应用优势明显

由于辖区内解放前兴建的旧式里弄、花园洋房众多,户籍人口迁移变化大,新旧居民出于房产、征信、政审等各种用途前来办理业务,使得徐汇公安分局湖南路派出所的历史户籍查档量一直居高不下。“传统纸质档案查询时,需要居民提供详细地址和准确姓名,还需要人工费时翻阅查找,像我们辖区很多老房子,同一个地址下往往有好几家甚至是十几家人家,翻阅查找难度就更大了。”公安综合窗口民警严晓韫说。一旦家庭成员在几个地址间多次迁移的,居民要开具家人迁出证明,民警只能随着他的户口迁移轨迹逐本翻阅。尤其对于年代久远,被查询人已经过世,后代又不甚了解详细地址的情况,光通过一个姓名,要查询到信息更是难上加难。

不仅如此,纸质档案因保存年代久远后,不可避免会出现发黄、变脆、破损、甚至装订散架等情况,而在每次翻阅查找过程中,又极易造成新的、不可逆的损坏。纸质档案的保存还需要一定的温度、湿度,保存条件较为严苛。电子档案并不会随着时间流逝而发生物理变化,保存更加完整持久,反复查阅不会受损。纸质档案量只会越存越多,对保存的空间要求也会越来越大,不仅如此,还要安排专门的人员保管。而电子档案对空间的要求极小,在电脑设置密码等有效的方法下,可以妥善地保证电子档案的安全性和保密性。

贴近实战研发数据检索系统,放大内部“放管服”效能

徐汇公安分局全流程把控数据录入质量,严守安全底线,优先选择有涉密资质的加工单位并签订保密协议,通过“双机著录、一机校验”全面确保数据录入准确性。而无纸化只是数字化的第一步,能够随时调取这2000余万页信息的平台才是决定工作成败和服务成效的关键。徐汇公安分局专门研发了B/S网络版数据检索系统,提供档案检索、图像调阅、库藏统计、数据导出、用户管理等功能服务,实现对原始户籍档案的电子调档查询。

电子档案查询软件共设置了户口簿册、迁移证存根、迁入户口证、移入户口证、死亡证存根、出生证、户口审批材料等7个档案类别,在查询类别不详的情况下,也可通过综合栏查询所有档案类别;设置了档号、姓名、身份证、详细地址、死亡时间、出生日期、年代7项查询条件,可通过其中一项条件查询或多项条件组合查询。

针对1984年以后的户籍档案都是个人页的问题,电子档案查询系统中还添加了显示前后各5页的功能,能够尽最大可能显示一家人家的户籍档案,方便查询。如遇到档案页面原始字迹模糊,还可放大缩小进行辨认,并增加了打印功能,大大方便了工作人员和民警随时查档调阅。

通过姓名、身份证、同住人等多种维度查档,切实解决了居民因年代久远、记忆模糊导致的来回往返查询旧档案的老大难问题;同时也消除了派出所综合窗口入驻街道服务中心,档案室与窗口分离、民警调档不便的困扰,放大了内部“放管服”效能,市民满意度和民警工作效率成倍提升。

提升群众服务体验感受,助力城市数字化转型目前,徐汇公安分局应群众申请开具户籍证明查档日均350余次,核查户籍相关材料查档日均200余次,查询用时从原先10至20分钟缩短至5分钟以内,大大提升了工作效率。

五年前,一位年迈的阿姨来湖南路派出所开其祖父母的户籍证明,她小时候只听她父母提起过祖父母的姓名,并不知道其它信息。当时,户籍窗口民警严晓韫翻了大半天档案,结果还是一无所获。心怀歉意的小严在工作日志上记上了一笔。2020年,湖南路派出所率先启用电子档案后,民警又联系到了阿姨。结果,根据阿姨提供的姓名,民警用了5分钟不到就查到了她祖父母的户籍档案。“谢谢,谢谢,太好了,一桩心事总算落地了。”困扰多年的问题终于解决了,阿姨开心地连连道谢。

李女士来到湖南路街道社区事务受理服务中心,想要办理过世母亲的历史户籍证明,综合窗口工作人员小张通过系统查询,几乎是立刻查询到了相关信息,并为李女士打印出了相关证明。“以前我记得在老派出所的时候,我要开老房子户籍证明,民警同志要进去翻半天;现在搬到这里,感觉所有东西都升级了,怎么会那么快?方便,真方便!”李女士感叹道。

除了到场办理外,“一网通办”的红利也延伸到了手机端。市民任先生在手机随申办内提交了一个开具户籍证明的申请,要求证明“60年代武康路某弄某号内,自己报出生日期以及与父母的亲属关系”。工作人员在工位电脑上收到申请后,通过姓名和地址,迅速查出60年代的户口登记表,摘抄相关信息填报上传系统。这样,任先生在手机端就能收到一张带有公安盖章的电子版户籍证明,可以永久留存,更方便随身携带、打印。

下一步,徐汇警方还将不断探索完善电子档案的深入应用,打造一流数字基础设施,实现警务效益最大化。在实现“进政府一扇门,办个人大小事”的同时,助力上海城市数字化转型和城市高品质生活。

作者:何易

编辑:占悦

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